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Titel
Text copied to clipboard!Dokumentensteuerungskoordinator
Beschreibung
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Wir suchen einen Koordinator für die Dokumentensteuerung, der für die Organisation, Pflege und Überwachung von Dokumentationsprozessen innerhalb unseres Unternehmens verantwortlich ist. In dieser Rolle sind Sie die zentrale Anlaufstelle für alle dokumentenbezogenen Aktivitäten und gewährleisten die Einhaltung von Qualitätsstandards, gesetzlichen Anforderungen und internen Richtlinien.
Als Koordinator für die Dokumentensteuerung arbeiten Sie eng mit verschiedenen Abteilungen wie Qualitätssicherung, Projektmanagement, Technik und Compliance zusammen. Sie stellen sicher, dass alle Dokumente korrekt erstellt, geprüft, genehmigt, verteilt und archiviert werden. Darüber hinaus entwickeln Sie Prozesse zur kontinuierlichen Verbesserung der Dokumentenverwaltung und schulen Mitarbeiter im Umgang mit dem Dokumentenmanagementsystem (DMS).
Zu Ihren Aufgaben gehört auch die Pflege und Aktualisierung von Dokumentenregistern, die Überwachung von Versionskontrollen sowie die Sicherstellung der Verfügbarkeit aktueller Dokumente für alle relevanten Stakeholder. Sie unterstützen interne und externe Audits durch die Bereitstellung angeforderter Dokumente und tragen zur Einhaltung von Normen wie ISO 9001 oder GMP bei.
Ideale Kandidaten verfügen über eine strukturierte Arbeitsweise, ein ausgeprägtes Organisationstalent und Erfahrung im Umgang mit digitalen Dokumentenmanagementsystemen. Sie sollten in der Lage sein, komplexe Informationen verständlich aufzubereiten und über ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten verfügen.
Diese Position bietet eine spannende Möglichkeit, in einem dynamischen Umfeld mit hoher Verantwortung zu arbeiten und aktiv zur Qualitätssicherung und Effizienzsteigerung im Unternehmen beizutragen.
Verantwortlichkeiten
Text copied to clipboard!- Verwaltung und Pflege des Dokumentenmanagementsystems
- Sicherstellung der Einhaltung von Dokumentationsrichtlinien
- Koordination von Dokumentenprüfungs- und Freigabeprozessen
- Schulung von Mitarbeitern im Umgang mit Dokumentenprozessen
- Erstellung und Pflege von Dokumentenregistern
- Unterstützung bei internen und externen Audits
- Überwachung von Versionskontrollen und Archivierung
- Zusammenarbeit mit verschiedenen Fachabteilungen
- Identifikation und Umsetzung von Verbesserungsmaßnahmen
- Sicherstellung der Verfügbarkeit aktueller Dokumente
Anforderungen
Text copied to clipboard!- Abgeschlossene kaufmännische oder technische Ausbildung
- Erfahrung im Dokumentenmanagement oder in der Qualitätssicherung
- Kenntnisse in der Anwendung von DMS-Software
- Gute Kenntnisse relevanter Normen (z. B. ISO 9001, GMP)
- Strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise
- Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
- Sicherer Umgang mit MS Office
- Teamfähigkeit und Kommunikationsstärke
- Eigenverantwortliches Arbeiten
- Analytisches Denkvermögen
Potenzielle Interviewfragen
Text copied to clipboard!- Welche Erfahrungen haben Sie im Bereich Dokumentenmanagement?
- Mit welchen DMS-Systemen haben Sie bereits gearbeitet?
- Wie gehen Sie mit Versionskontrollen um?
- Wie stellen Sie die Einhaltung von Dokumentationsrichtlinien sicher?
- Haben Sie bereits Schulungen für Mitarbeiter durchgeführt?
- Wie bereiten Sie sich auf ein Audit vor?
- Wie organisieren Sie die Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen?
- Welche Normen sind Ihnen im Zusammenhang mit Dokumentation bekannt?
- Wie gehen Sie mit vertraulichen Informationen um?
- Was motiviert Sie in der Arbeit mit Dokumentenprozessen?
